Thursday, January 27, 2011

Bagaimana Mengurus Mensyuarat Eksah secara Berkesan

Ada masanya ahli-ahli EKSAH meluangkan terlalu banyak masa untuk mesyuarat yang kerap dan memakan masa yang lama, kadang-kadang sampai menganggu masa tidur ahli EKSAH yang berharga itu. So, mungkin kita boleh mempertingkatkan kualiti EKSAH dengan meningkatkan kualiti pengurusan mesyuarat...

Bagaimana? Di sini ada beberapa panduan untuk menguruskan mesyuarat yang berkesan:

1) Perlu atau tidak?

Sebelum membuat keputusan mengadakan mesyuarat, tanya dahulu kepada diri sendiri, "Adakah saya perlu mengadakan mesyuarat?" "Adakah cara lain untuk berkongsi maklumat selain mengadakan mesyuarat?" Kita perlu ingat bahawa setiap kali kita mengadakan mesyuarat, kita sebenarnya mengurangkan masa rakan-rakan kita. Jika ada cara lain untuk melakukannya, lebih baik gunakan cara itu.

2) Jangan terlalu kompleks dalam mengadakan sesuatu mesyuarat

Jemputlah mereka yang benar-benar penting & benar-benar terlibat sahaja. Jadikan mesyuarat kita sesuatu yang ringkas, tetapi mencapai matlamat. Fokus kepada perkara yang hendak dibincangkan. Ada beberapa perkara yang kita perlu tentukan sebelum menjemput rakan-rakan yang lain ke mesyuarat. Perkara tersebut ialah:
- Tarikh
- Masa
- Tempat
- Agenda yang hendak dibincangkan
- Jangka masa yang akan diambil

3) Tentukan siapa yang bertugas

Dalam mesyuarat, pastikan ada yang membuat catatan dan beberapa orang petugas yang kita rasakan perlu. Kita mungkin memerlukan pembantu jika terpaksa menggunakan peralatan pembentangan seperti projektor, komputer & lain-lain.

4) Selaraskan perjalanan mesyuarat

Kita perlu memiliki ciri-ciri sebagai seorang koordinator jika hendak mengendalikan mesyuarat dengan baik. Kita juga perlu mempunyai sifat kebapaan dan tenang dalam menghadapi pelbagai perselisihan pendapat dan idea. Lihat sesuatu itu melalui perspektif yang lebih luas.

5) Mulakan dengan bergaya

Kita boleh mengalu-alukan kedatangan mereka & mengucapkan terima kasih atas kesudian datang ke mesyuarat. Kemudian, ingatkan mereka peraturan mesyuarat seperti menjaga adab, disiplin, saling menghormati, tidak melengahkan masa dan sebagainya. Kita juga boleh menyebut sedikit sebanyak matlamat dan visi persatuan. Ini bagi meningkatkan motivasi rakan-rakan kita untuk terus bekerja bersama kita.

6) Buat prakata untuk setiap agenda

Mulakan perbincangan dengan memastikan agenda yang akan dibincangkan. Terangkan secara ringkas setiap agenda dan proses-proses yang diperlukan bagi membincangkan perkara tersebut.

7) Bincangkan agenda satu persatu

Pastikan "kuasa" setiap ahli mesyuarat difokuskan kepada satu agenda dalam satu-satu masa. Kita juga berperanan memastikan bahawa perbincangan sentiasa berada di atas landasan yang tepat dan menuju keputusan yang diharapkan. Dorong rakan-rakan yang lain melakukan perkara yang sama.

8) Pastikan semua faham

Tugas pengerusi adalah memastikan bahawa proses mencapai keputusan dalam satu-satu agenda difahami dengan jelas & disertai oleh para rakan yang lain. Apa yang perlu dibentangkan? apa masalah? adakah perlu menentukan keputusan? apakah perlu kertas konsep? apakah perlu mesyuarat khas berasingan? apa matlamat yang dijangka? sudah cukupkah pendapat yang dikehendaki? perlu keputusan bersama atau cukup dengan pengundian? dan banyak lagi proses-proses mesyuarat yang perlu diselia oleh pengerusi.

9) Mesyuarat yang baik mesti melibatkan semua orang

Jangan biarkan mesyuarat dikuasai oleh sesetengah ahli tertentu sahaja. Kadangkala ada orang yang diam mempunyai idea yang lebih baik daripada orang yang suka bercakap. Kita perlu berusaha "meneroka" mereka yang diam ini. Ada juga ahli yang suka bercakap, maka kita perlu mengawal mereka ini.

10) Buat kesimpulan yang jelas dan tepat

Tentukan jangka waktu & tarikh akhir yang spesifik, dan juga siapakah individu bertanggungjawab atas setiap perkara. Ulang kembali beberapa keputusan penting untuk memastikan individu bertanggungjawab tidak tertinggal keputusan penting mesyuarat. Selepas siap, hantarkan salinan minit mesyuarat kepada setiap ahli mesyuarat. Selepas siap, hantarkan salinan minit mesyuarat kepada setiap ahli mesyuarat. Terangkan isi-isi & perkara yang berkaitan dengan tugasan & tanggungjawab mereka.

11) Mohon petunjuk dan keberkatan dari Allah

Kita manusia tidak boleh lari dari melakukan kesilapan. Namun kita tidak perlulah membuat kesilapan. Buat keputusan yang terbaik, elakkan kesilapan, dan berdoalah supaya Allah meneguhkan kita pada pilihan yang tepat. Selepas itu, bertindaklah atas keberkatan daripada-Nya. Amalan mesyuarat ini adalah menepati kehendak Islam.

Firman Allah 'Azza wa jalla:
"dan urusan mereka diselesaikan dengan bermesyuarat" [as-Syura: 38]

[Artikel dipetik dari Majalah Solusi, Isu no. 20 bertajuk "BELAJAR DARIPADA ALAM", halaman 73 & 74, tulisan Saudara Ahmad Fadzli Yusof. Sila rujuk.]

No comments:

Post a Comment

Followers